La captation des documents et la traçabilité sont des enjeux majeurs pour arriver à une digitalisation complète et sereine de votre cabinet.
Aujourd’hui les factures arrivent par divers canaux et obtenir un suivi complet et efficient est un véritable challenge. Nous allons voir comment y remédier avec la solution Demat’Box.
Constat :
Aujourd’hui nous trouvons 2 types de formats : les factures papiers et les factures nativement numériques.
Les premières peuvent vous être transmises principalement de manières suivantes :
- Par la fameuse boîte à chaussures, dont la digitalisation des pièces est faite au sein du cabinet
- Par mail, numérisées avec le matériel de votre client ou bien prises en photo.
Concernant la seconde catégorie, vous pouvez les récupérer soit sur le portail fournisseur de votre client manuellement ou bien il vous les adresse par mail.
Autant de sources différentes qui forcent le cabinet à s’organiser en conséquence et à mettre en place des process dédiés aux modes de transmission utilisés. Il y a là un réel problème de perte de productivité.
Également qui dit modes de transmission différents, dit suivi complexe de tous ces flux entrants. Cela peut conduire à des oublis et / ou des pertes de documents.
La solution Demat’Box vous permet de piloter votre collecte de façon efficiente, en agglomérant de façon simple vos flux de collecte.
La solution Demat’Box :
Avec Demat’Box, 3 solutions sont à votre disposition pour réceptionner les factures de vos clients directement dans votre comptabilité peu importe le format d’origine, et d’en avoir un suivi :
- Le scanner Demat’Box
- L’application Demat’Go
- Demat’Collect (web et mail)
Le pilotage de ces 3 solutions se fait entièrement à distance depuis le portail Demat’Box Connect.
Le scanner Demat’Box est installé chez vos clients et ces derniers n’ont pas accès aux paramétrages de numérisation. Cela vous garantit une qualité de numérisation et une homogénéité pour tout votre parc clients.
Ces factures numérisées arrivent directement dans votre comptabilité. Grâce à l’accusé de réception sur la Demat’Box, vos clients savent instantanément que leurs documents sont arrivés à destination.
L’application Demat’Go s’apparente à une Demat’Box nomade. Grâce à elle, vos clients peuvent vous transmettre leurs documents pendant leurs déplacements. Elle est également dotée d’un accusé de réception.
Pour finir, Demat’Collect (web) vous permet de récupérer automatiquement les factures de vos clients sur leurs espaces fournisseurs. Une fois mis en place, vous et vos clients n’avez plus rien à faire. Dès qu’une facture sera disponible dans l’espace client elle sera envoyée automatiquement dans votre comptabilité.
Demat’Collect (mail) c’est aussi la possibilité de recevoir directement dans votre comptabilité les factures que vos clients reçoivent par email. Pour cela ils devront transférer l’email reçu vers l’adresse que vous aurez définie.
Avec le portail Demat’Box Connect vous visualisez en un coup d’œil l’état de votre parc et si une action de votre part est nécessaire cela est indiqué. Pour les collecteurs un tableau dédié vous permet un diagnostic rapide si une erreur est détectée comme par exemple un mauvais mot de passe saisi. Dans ces deux cas vous avez la possibilité d’en être notifié grâce au système d’alertes. Dans le cas de la collecte web, vous pouvez donner un accès restreint à vos clients pour qu’ils renseignent eux-mêmes leurs mots de passe.
L’historique d’utilisation vous permet d’avoir une réelle traçabilité des documents. Vous y retrouvez la date et l’heure de l’envoi, le service (type de document) utilisé ainsi que la source du fichier.
En choisissant Demat’Box c’est vous assurer une centralisation dans l’acheminement des documents et une traçabilité des flux transitant. Le pilotage de votre parc devient un véritable jeu d’enfants.
